Anonim

Viime vuosina olen puhunut, kirjoittanut ja tehnyt työpajoja kaikista laitteista ja työkaluista, joita tarvitsemme perimmäisen matkatoimistojen toimiston pitämiseksi liikkeellä ollessa. Äskettäin huomasin aiovani matkustaa ulkomaille ja tarvitsin virtaviivaistaa sitä, mitä pystyin ottamaan pakkausnäkökohtien vuoksi.

Aloin tutkia sitä, mitä perinteisesti kantoin matkoillani ja mitä minun "todella" piti ottaa. Oli hämmästyttävää, kuinka monta asiaa en todellakaan tarvinnut enää. Nykyään niin monella laitteella on useita tarkoituksia, joten ajattelin jakaa kuinka pystyin johtamaan yritystäni 12 päivän ajan onnistuneesti keskikokoisesta kukkarosta (oikeastaan ​​Vera Bradley Mailbag).

Tekninen kehitys

Kun aloin matkustaa lomalla perheen ja ystävien kanssa vuosia sitten, kukaan ei ollut kannettava tai matkapuhelin. Olimme todella "pistorasiasta". Sitten kehittyin salkkuksi, laukuksi tai reppuksi, joka oli täynnä tarvitsemani tavaraa. Tämä sisälsi kannettavan tietokoneeni (ja alkuaikoina ne eivät olleet tyylikkäitä, ohut ja kevyt) ja lisävarusteita, kuten hiiri, ulkoiset kaiuttimet ja kaapelit ja johdot Internet-yhteyden muodostamiseen, koska Wi-Fi oli harvinainen. Tarvitsen levyjä, CD- / DVD-levyjä ohjelmista tai videoista, jotta niitä voidaan näyttää tai jakaa asiakkaiden kanssa, matkapuhelin (jälleen kerran paljon suurempi kuin meillä on tänään), osoitekirjani, kalenterini tapaamisten aikatauluttamiseen, asiakastiedostot ja muut valikoidut toimistotarvikkeet.

Sitten tarvitsin usein kameraa ja / tai videokameraa, jossa oli lisänauhoja tai tallennuskortteja, MP3-soitin musiikkia varten, samoin kuin valikoituja akkuja ja latausjohtoja kaikille näille laitteille. Kyllä, minulla oli erittäin täynnä ja raskasta laukkua kiertää, mutta siitä huolimatta se oli hyvä tapa päästä ulos toimistosta, pitää yhteyttä edelleen ja olla tuottava.

Minulla on tänään paljon kevyempi ja ohuempi kannettava tietokone - itse asiassa Ultrabook, joka painaa vain kolme puntaa. Se on kosketusnäyttö, kaksi-yhdessä, joka taittuu tabletiksi, joten minulla on parhaat puolet molemmista maailmoista. Hiiriä, ulkoisia kaiuttimia, lisäkaapeleita tai -johtoja, levyjä, CD- tai DVD-levyjä ei tarvita.

Välttämättömät älypuhelimet

Aiemmin ajattelin, etten tarvinnut yhtä näistä älypuhelimista, koska en pelaa pelejä.

Rehellisesti, ajattelin tapana, että en tarvitse mitään näistä älypuhelimista, koska en pelaa pelejä, ja jos haluan kuunnella musiikkia tai katsella elokuvia, minulla on muita laitteita. Ja kenellä on oltava sähköpostia joka minuutti päivästä?

No, sallikaa minun vain sanoa, että älypuhelinta voidaan käyttää paljon muutakin kuin viihdettä. Pelaan edelleen harvoin pelejä tai kuuntelen musiikkia, mutta puhelimeni toimii kalenterina, osoitekirjana, kamerana, videokamerana ja MP3-soittimena. Mitä tulee sähköpostiin, kyllä, siitä on ollut uskomattoman hyödyllistä saada se tarkistamaan, kun olen poissa toimistosta vain muutama tunti tai pari viikkoa. Voin pitää yhteyttä asiakkaisiin, toimittajiin ja henkilökuntaan aivan kuin olisin toimistossa. Usein he eivät edes tiedä mistä työskentelen.

Joten tällä hetkellä minulla on kaksi tuotetta plus laturit, alle neljä kiloa toistaiseksi, ja kaikki mahtuu pieneen laukkuun tai jopa laukkuun. Ovatko aikoina mukana muutamia ylimääräisiä asioita? Toki, minulla on aina tarjonta käyntikortteja tai ehkä agentuuriesitteitä riippuen minne olen menossa. Voin heittää USB-tikun tai SD-kortin, jos haluan varmuuskopioida tiedostoja tai valokuvia, tai ehkä muuntajan, jos matkustan ulkomaille. Mutta nämä lisätarvikkeet ovat pieniä, kevyitä ja helppo pakata pieneen pussiin.

Online-tallennustila

En tietenkään halua kuljettaa kaikkia tiedostojani mukanani, mutta pidän suurimmaksi osaksi asiakkaan muistiinpanoja ja tietoja tietokoneellani joko CRM: ssä, johon pääsee Internetin kautta, tai pilveen tallennetuissa tiedostoissa ja asiakirjoissa. varastointi. Jotkut säilytyspalveluista ovat Apple iCloud, Dropbox, Google Drive ja Microsoft OneDrive. Tiedot varmuuskopioidaan Internetissä ja ovat käytettävissä kaikilla laitteilla, joilla on Internet-yhteys. Jokaisella näistä on ilmainen versio tai edullinen maksusuunnitelma, joka perustuu tarvitsemasi tilan määrään.

Esimerkiksi, jos minun on lähetettävä asiakkaalle rekisteröinti- tai valtuutuslomake, voin käyttää lomakkeiani online-varastoistani ja lähettää sen sähköpostitse. Vielä parempi, käytän online-lomaketta, jota kutsutaan myös E-muotoksi (paperimuodon tietokoneversio). Lähetän asiakkailleni sähköpostiviestit, joissa on verkkolinkki, lomakkeisiin, jotka heidän on täytettävä, he avaavat lomakkeet verkossa, täyttävät ja allekirjoittavat ne ja lähettävät. Saan sitten sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että minulla on uusi täytetty lomake, joka tallennetaan tililleni tarkistettavaksi ja käsitellään sopivana. Palvelu, jota olen käyttänyt jo jonkin aikaa, on Jot Form, mutta tiedän, että on myös muita yrityksiä, joilla on sama palvelu.

Puhelin Internetin kautta

Kun minun on oltava poissa toimistosta, on aina tärkeää jatkaa saapuvien puheluiden kentää. Minulla on tällä hetkellä toimistossani puhelinjärjestelmä, joka on VOIP (ääni Internet-puhelin), joka tarjoaa monia palveluita. Voin välittää puhelimet puhelimelleni, jos matkustan kotimaassa (en tee tätä kansainvälisesti korkeiden verkkovierailuhintojen takia), tai voin välittää sen toiselle edustajalle peittääkseni minulle.

Toinen vaihtoehto, joka minulla on kansainvälisillä matkoilla, on ladata ohjelmisto kannettavalle tietokoneelleni ja ladata sovellus sekä tablet-laitteelleni että matkapuhelimelleni, jotta voin lähettää ja vastaanottaa puheluita ilmaiseksi, jos käytän Wi-Fi-yhteyttä jollain näistä laitteista. Myös puhelinvastaaja on saatavana, joten olen aina tavoitettavissa. Palvelu, jota parhaillaan käytän, on Ring Central, mutta olen vuosia käyttänyt Magic Jackia. Ring Central on kuukausimaksu, mutta jos etsit ilmaista latausvaihtoehtoa, Magic Jack -sovellus toimii hienosti matkapuhelimellasi tai tablet-laitteellasi.

Tekstiviestit ovat toinen tapa kommunikoida asiakkaidesi tai henkilöstösi kanssa. Jälleen, jos matkustat Yhdysvaltojen sisällä, useimmilla meistä on rajoittamaton suunnitelma, mutta sinulta saattaa aiheutua lisämaksuja, kun matkustat maasta. Olen käyttänyt ilmaista Text Plus -sovellusta jo useita vuosia. Voit lähettää tekstiviestejä mihin tahansa Yhdysvaltain matkapuhelinnumeroon tästä sovelluksesta veloituksetta, mutta sinun on oltava yhteydessä Internetiin.

Jos sinulla on online-sähköpostipalvelu, kuten Gmail, Yahoo, Hotmail, AOL tai jopa Comcast tai Bellsouth, voit käyttää sähköpostiasi mistä tahansa Internet-yhteydestä lukeaksesi, vastataksesi tai välittääksesi viestejäsi. Tämä pitää kaiken ajan tasalla.

Sähköpostin hallinta

Kun minun piti tarkistaa sähköposti, kirjauduin sisään ladataksesi sen ja kirjautuakseni sitten ulos.

Käytän myös sähköpostinhallintaohjelmaa, kuten Microsoft Outlook. Tämän ohjelman avulla saat enemmän ominaisuuksia, mutta usein ohjelma on vain yhdessä tietokoneessa. Sovellus on mahdollista ladata tablet-laitteeseen tai matkapuhelimeen, jotta voit hallita sähköpostiviestejä, mutta kun palaat toimistoon, sinun on käynyt läpi sähköpostisi ja toistettava prosessi (poista sähköposti jne.), Koska sovellus ei välttämättä synkronoi ohjelmasi kanssa, ellet lataa ylimääräisiä ohjelmistoja.

On kuitenkin olemassa vaihtoehto, jonka olen löytänyt nimeltä Office 365 Exchange. Tämän palvelun avulla Microsoft Office -sovelluksesi ja sovelluksesi synkronoituvat, joten voit lähettää, vastata, välittää tai poistaa sähköpostia kaikilla laitteillasi. Vaihto-ohjelma on noin 5 dollaria kuukaudessa on sen arvoinen. Jos haluat saada koko Microsoft Office Suite -ohjelmistopaketin, käy osoitteessa www.Office365.com.

Halvempi Internet

Kaikkien käyttämieni sovellusten avulla pystyin rehellisesti johtamaan koko yritystäni 12 päivän ajan Galaxy Samsung Note -sovelluksestani.

Matkan aikana ostin erittäin pienen Internet-paketin risteilyaluksesta, jolla olin. Kun minun piti tarkistaa sähköposti, kirjauduin sisään ladataksesi sen ja kirjautuakseni sitten ulos. Luen ja vastaan ​​offline-tilassa ja kirjaudun sitten uudelleen sisään ladataksesi sähköpostiviestini ja tehdä tarvittavat nopeat Internet-tarjoukset. Luulen, että käytin noin 90 minuutin Internet-aikaa koko risteilyn ajan.

Jälleen kerran, kun olimme eri satamissa, saimme onneksi löytää ilmaisia ​​hotspot-pisteitä sähköpostien tarkistamiseen. Käytin puhelin- ja kutoma-sovelluksiani tarkistaakseni kaikille, joille minun piti olla yhteydessä. Koska tiesin, että minulla olisi ollut rajoitettu pääsy Internetiin ennen lähtöä, katselin useita tulevia tapahtumia ja postitin ennakkoon sosiaalisen median myymälöihini aivan kuin postittaisin suorana lähetyksenä. Tämän ominaisuuden avulla kukaan ei tarvinnut tietää, että olin poissa.